Transformatie kantoor naar hybride werkomgeving – showcase Youvia

youvia before after chill area INDELING kantoorvloer

In de herfst van 2020 realiseerde de management assistent zich dat het kantoor van Youvia in Amsterdam Zuidoost ook een rebranding nodig had. Zowel qua energie met behulp van kleur en vormen als ook qua functie: naast werken is het een plek om elkaar te ontmoeten. Ze hadden hulp nodig bij het benoemen van de verlangens en behoeften voor de werkomgeving: een kantoorvloer ingericht op de juiste energie creëren voor de activiteiten van de mensen die er werken / verblijven.

De vraag was hoe het brand compass konden inbrengen in het interieur met behoud van het functionele meubilair (bureaus, stoelen en schermen) en met een beperkt budget (dus behouden van vloer en plafond).

In slechts acht weken tijd is het gelukt om samen met de management assistent, de HR director en de coördinator bedrijfsvoering van Youvia een plan en ontwerp te maken en over te gaan tot uitvoering!

Vanuit een helder overzicht van behoeften (van pijn naar verlangen en wensen) en begroting was het easy om het analyse en ontwerptraject in te gaan. Zij kregen steeds meer inzichten en vertrouwen en konden daardoor zelf keuzes maken. Daardoor voelden zij zich gesterkt, empowered en gaf het joy en energie, heerlijk!

In het voorjaar van 2021 waren medewerkers blij verrast met de nieuwe werkomgeving. Zij komen weer met plezier naar kantoor, want daar is het tof om te zijn.

Onze hulpvraag was: hoe kan ik onze kernwaarden vertalen naar een passende werkomgeving die aansluit bij de werknemers en Youvia. Waardoor onze collega’s zich goed voelen en gebruik maken van de juiste energie.

Wil de Homecoachclub een concept bedenken waarin ons merk vertaald wordt naar een passende indeling en interieurontwerp voor onze kantoren.

Anke biedt de juiste energie om dit concept te bedenken, te ontwerpen en tevens uit te voeren. De Feng Shui aanpak was verassend en de energie heerlijk om mee samen te werken.

Liselotte

HR director, Youvia

Acitvity Based Working

Tijdens het intakegesprek bleek al snel dat de huidige indeling van de kantoorvloer alleen maar bestond uit werkplekken en vergaderkamers. Bovendien waren er te veel bureaus voor het aantal medewerkers, zeker met het oog op het steeds meer (al dan niet gedwongen) thuiswerken.

De vergaderkamers werden veelal gebruikt voor videocalls in plaats van overleg in groter gezelschap.
Ook het aantal vergaderkamers voor de slechts 66 werknemers op deze kantoorvloer was veel te hoog.

De opgave werd dus om de vrijgekomen ruimte anders
te benutten: namelijk voor het ontmoeten van en verbinden met elkaar, een fijne plek om samen te lunchen. En een plek om samen plezier te maken!

De analyse fase: we desire / need / feel&see

Het startpunt is het overzichtelijk weergeven van de huidige situatie. De hoeveelheid werkplekken en vergaderkamers, de mogelijkheden voor ontmoeten, plek om te eten en drinken. En natuurlijk de huidige look & feel, de vibe zoals ik het noem. Want die vibe is er. Zoals je ziet op onderstaande foto was er een saaie, kille en letterlijk kleurloze vibe.

oude situatie kantoorvloer Youvia Amsterdam maart 2020

Om te beginnen is het van belang helder te hebben wat de vraagstukken / problemen zijn, ofwel wat is er nodig?
Niet alleen vanuit praktisch oogpunt, maar ook vanuit de psychologische en energetische invalshoek.

We DESIRE:
* Plekken creëren voor eten & drinken met collega’s
* Ontmoeten en ont-moeten via plezier

We NEED:
* Ongestoord kunnen werken in functionele en comfortabele omgeving
* Minder werkplekken (-20) en meer plekken om videocalls te doen

We FEEL / SEE:
* Brandcompass met kleur- en beeldtaal terug laten komen in interieur > plezierige vibes waar men elkaar graag ontmoet om samen te werken

Ruimte – analyse om de teams te matchen met de ruimtelijke energie

ruimte analyse kantoorvloer Youvia Amsterdam

Met mijn meetinstrument, het Lo Pan Kompas, maak ik een analyse van de hoeveelheid en type energie die binnen komt in de ruimte via de ramen.

De dominante energie is in de zuidgevel en representeert een actieve, naar buiten gerichte energie. Het element Aarde staat voor een neutrale verzorgende energie. In de noordwest hoek domineert de naar binnen gerichte energie.

Door te kijken naar de bedrijfsactiviteiten en de afzonderlijke teams is het een logische puzzel om de teams te matchen met de aanwezige ruimtelijke energie.

Het vlekkenplan is het resultaat door de diverse teams met hun type activiteiten te matchen aan de energie van de ruimte. De uitvoerende teams in de zuidvleugel en de analytische teams in de noordwestvleugel.

VORM- en KLEUR toevoegen via het brand-compass van youvia

De vraag was om het brandcompass te vertalen naar het interieur zodat het een authentiek Youvia kantoorvloer zou worden. Wat is er nodig om hier een vibe van plezier te creëren die uitnodigt tot ontmoeten en aanzet tot creativiteit?
De vibe creëren doe je door vormen, kleuren en materialen toe te voegen.

Het komt dus heel goed uit dat de kleur- en beeldtaal van Youvia bestaat uit basale vormen die willekeurig geplaatst zijn. De kleuren donkerblauw, lichtblauw, maisgeel en zacht rood maken het een vrolijk geheel.

De vraag was hoe we dit konden inbrengen in het interieur met behoud van het functionele meubilair (bureaus, stoelen en schermen) en met een beperkt budget (door ook tapijttegels en systeemplafond te behouden).
Mijn oplossingen voor het toevoegen van ronde en schuine vormen in de rechte ruimte en het toevoegen van de huiskleuren van Youvia in het interieur:

Youvia brand logo

resultaat inkleuren vergaderkamer

incl raamfolie

3d beeld ontwerp

kleurgebruik en hanglampen

resultaat kleuren, raamfolie en hanglampen

1. Om het binnenkomende licht letterlijk te kleuren is raamfolie aangebracht boven de bureaus. Ingekleurd met de kleur- en beeldtaal van het brandcompass zoals het ook op de website te zien is.

2. Ronde vormen toevoegen in de vorm van hanglampen, deze geven meteen een huiselijkere sfeer. De grote ronde hanglampen hangen boven de werkeilanden in de kleur maisgeel en het natuurlijke materiaal wolvilt om wat zachtheid toe te voegen. Zo kunnen (heel veel) TL-lampen uit en wordt het klinische licht vervangen door warm licht.

4. De schuine vormen zijn toegepast door bureaus diagonaal te plaatsen. Dit zorgt voor een speelse en actieve energie.

Budgetgestuurd ontwerpen

Om te zorgen dat een plan ook uitgevoerd gaat worden is het in bedrijfsleven noodzakelijk een begroting af te geven aan team Finance die dit mee kunnen nemen in de budgetteringsronde. Door middel van grove berekeningen en kengetallen is een begroting te maken. Dit werkt heel verhelderend en snel.

Deze begroting wordt dan als uitgangspunt meegenomen in het ontwerptraject. Tijdens het ontwerptraject is gezocht naar oplossingen en mogelijkheden die passen binnen de begroting.

Onderdeel van mijn ontwerpplan is dan ook altijd een budgetraming en tracking waarin de aantallen overzichtelijk zijn weergegeven. Om vervolgens in het offertetraject keuzes te maken die passen binnen de begroting.

Ik vind het mijn plicht als ontwerper / adviseur / coach om een te gek ontwerp te maken wat past in het budget. Zodat er bij de Go / no go meeting besloten kan worden om over te gaan tot uitvoering.

En daadwerkelijk die fijne werkomgeving gerealiseerd gaat worden.

Ga naar Youvia

Om aan de medewerkers te laten zien wat de plannen waren en de tussenstand van de verbouwing (dit gebeurde tijdens de lockdown van 2021) heb ik met veel plezier een vlog gemaakt op de kantoorvloer. Vanwege de lockdown heb ik deze vlog samen met mijn dochter gemaakt en niet met een professioneel team. Zie hier de vlog over de tussenstand van de verbouwing van kantoor in Amsterdam.

Na de verbouwing van het kantoor in Amsterdam is ook het kantoor Zwolle onder handen genomen. Daar werkt een groot salesteam en heeft het brand-compass op een andere manier uiting gekregen in het interieur. Dat ontwerp heb ik toegelicht in deze video zodat medewerkers weten wat er aan komt.

DIT IS WAT MIJN OPDRACHTGEEFSTER ZEGT OVER HET REBRANDINGSTRAJECT VOOR DE KANTOREN:

Het was een heel soepel en leuk traject. Ik werd aan de hand meegenomen en kreeg de ruimte om zelf keuzes te maken en invulling te geven.

Ik ben aangestoken door je enthousiasme, je energie, kennis en kunde en sterke pragmatische aanpak.

Chapeau!

Beate

management assistente, Youvia

Wil jij ook een rebranding van en betere flow in jouw kantoor?

Lets talk

Neem contact op

MY TRUE HOME OFFICE – verbouwing kantoor, garderobe en entree

overview true office astrid - Homecoachclub

MY TRUE HOME OFFICE – verbouwing kantoor, garderobe en entree

Van irritatie naar inspiratie

Toen we dit huis kochten werkte ik nog in loondienst en we werkten zeer beperkt vanuit huis. Sinds 2017 kwam daar verandering in: mijn man startte een eigen onderneming en werkte in het begin vanuit deze plek op de begane grond. In 2019 begon ik me dagelijks te irriteren in de kleine entree waar ik meerdere keren per dag onze drie kinderen klaarmaakte voor het naar buiten of school gaan. Er was onvoldoende opbergruimte voor alle schoenen en jassen. Er was weinig bewegingsruimte, dat klopte niet met het formaat van ons ruime huis. Daar moest verandering in komen en zo ontstond het project van onze familie garderobe.

Het plan was dus om een garderobe te bouwen. Zo ontstond het idee om een grote garderobe te maken door de gangmuur door te breken en een ‘hap’ uit de tuinkamer te nemen. Toen ik de plattegronden bekeek van onze woning bleek dat het originele ontwerp bestond uit 2 kamers en er al een doorgang aanwezig was. De vorige bewoners hadden deze dicht-gemetseld, dus het eruit breken zou een makkie zijn!

Praktisch enerzijds, statement anderzijds

Zittend aan mijn bureau in de tuinkamer alias home office ontdekte ik dat ik behoefte had aan een statement in deze kamer. Een muur die mij inspireert en activeert. Want inmiddels was mijn Homecoachclub geboren en was dit mijn kantoor aan huis.

Om tot een ontwerp te komen ben ik inspiratie gaan zoeken op Pinterest en zo kwam ik al snel op een mooi ontwerp van een Belgische meubelmaker. Zijn ideeën heb ik verwerkt in mijn garderobe enerzijds en de nis in de playarea anderzijds.

De meubelmaker waar ik vaker mee werk heeft het ontwerp uitgewerkt volgens de Gulden Snede zodat de verhoudingen kloppen. Hij stelde voor om de wanden van MDF platen te maken waarbij ik heb gekozen voor onbewerkte variant aan mijn kantoorzijde zodat het een statement in de kamer wordt. Voor de garderobe heb ik gekozen voor de zwart gekleurde variant in zodat het één geheel werd met de zwart bekleedde wand. De open vakjes en bank heb ik laten maken in witte platen zodat het een opvallend element wordt in de garderobe.

Westhoek true office Astrid - Homecoachclub

De garderobe heb ik ingericht met schuifkasten voor het opbergen van jassen en schoenen. De oude Billy kasten die ik nog had heb ik gebruikt als schoenenkasten.

Voor de jassen heb ik simpelweg een koperen buis opgehangen en voorzien van gordijnhaken, dit is goedkoop, simpel en aanpasbaar in de hoogte. De bovenste rail is voor de volwassenen, eronder een voor de kinderen. EASY!

Voor de winteraccessoires heb ik nog een organizer toegevoegd, zo heb je overzicht over al je sjaals, mutsen en handschoenen. ALLES EEN EIGEN PLEK.

Vanaf de lente van 2020 waren ook wij met het hele gezin veelal thuis en zo hebben wij kunnen ervaren dat het een heel fijne plek is om te werken en (online) huiswerk te maken. Maar ook ontdekte ik dat ik het zonlicht in ons homeoffice én in de keuken / woonkamer miste. Zo ontstond de behoefte om meer ramen toe te voegen in onze Zuidelijke achtergevel. En dus kwam de aannemer een groot gat boven het aanrecht maken om daar een groter raam te plaatsen.

Het smalle raam uit de keuken kon worden hergebruikt in het kantoor: boven de spelcomputer is ruimte om dat raam te plaatsen. Het was een verassing om te zien dat er nu ook daglicht via het nieuwe raam in onze gang komt. Want de dichte houten tussendeur had ik tijdens de verbouwing van de kantoorwand / garderobe al vervangen door een glazen deur. Zo komt het daglicht ook in de gang.

Ja ik wil ook aan de slag met de Homecoachclub!

Let’s talk

Ga naar contact

Astrids True Office

Van keuzestress naar stappenplan

Eind 2020 verhuisde Astrid met haar kantoor naar een nieuwe plek. Als cadeau voor haarzelf heeft ze mij, de Homecoachclub ingeschakeld. Om zo aan de hand genomen te worden en een leuk ontwerp- en uitvoeringsproces in te gaan. Daar wilde ik maar al te graag aan meewerken natuurlijk! Ik maakte een plan en offerte, en zij zei ‘JAAA!’.

Astrid wilde hulp bij het kunnen kiezen van vloerbedekking en de wanden: verf / patroon / behang en welke kleuren dan? Want er is zoveel keuze en er is zoveel moois; daar krijg je vanzelf keuzestress van. Met mijn aanpak ontstaat er richting en een framework. Ik nam Astrid mee op reis zodat zij zicht het proces ook eigen maakt. Mijn aanpak bevat drie overzichtelijke stappen, elk bestaande uit een videocall en acties.

De visualisatie: I need / see / feel / desire

True office Astrid pinterest board homecoachclub

Om de visualisatie-oefening te gaan doen is het van belang voor mij om te weten wat je verlangens zijn voor de (werk)plek. Door je verlangens helder te hebben, zet je al een bepaalde toon of vibes. Vervolgens is het zaak om pragmatisch te benoemen welke activiteiten er plaats gaan vinden.

Astrid wil vijf verschillende activiteiten in haar kantoor. Ze heeft een combinatie van Yang / naar buiten gerichte activiteiten en Yin / naar binnen gerichte activiteiten. Door zo te categoriseren zie je of het de juiste mix is aan energie voor jou om met een voldaan gevoel naar huis te gaan.

Tijdens de visualisatie-oefening nam ik Astrid mee op reis in de nabije toekomst. We gingen naar een dag in december 2020 waarbij ze met veel plezier naar haar nieuwe kantoor ging. Ik vertelde haar wat ze onderweg ziet (mooie luchten) en hoort (de vogeltjes fluiten). Ze loopt de Ondernemerstuin binnen, neemt een lekkere verse kop koffie mee naar boven en opent haar kantoordeur. Wow, wat een licht en uitzicht! Ik heb haar door de diverse activiteiten geloodst en mogelijkheden ‘laten zien’ qua vibes, vormen, kleuren. En na een klein half uurtje was ze weer terug in het nu en vertelde ze me wat ze had gezien. Ze zag al een indeling, voelde zachte materialen en een samenhangend geheel.

Feng Shui analyse – de Vijf Elementen

Iedereen heeft een eigen karakter, gevormd via nurture & nature. Met de Vijf Elementen analyse uit de Klassieke Feng Shui kan je zien wat je van nature in je hebt aan Elementen. Elk van de Elementen staat voor bepaalde energie (richting en snelheid). Door je bewust te worden van jouw Elementen en eigenschappen kan je deze bewust inzetten in jouw ruimte. Om de eigenschappen die je wil uitvergroten of juist te verzachten.

De verschillende typen energie van de Vijf Elementen beschrijf en bespreken we vervolgens om te zien welke eigenschappen meer of minder herkenbaar zijn. Een kort overzicht van de verschillende typen energieën:

HOUT = ‘ik kan’ energie omhoog gaand
VUUR = ‘ik wil’ energie, omhoog en vooruit
AARDE = ‘ik doe’ energie, neutraal en horizontaal
METAAL = ‘ik geef’ energie, ronddraaiend
WATER = ‘ik ben’ energie, doorstromen

Voor Astrid geldt dat zij van nature vier van de vijf Elementen even sterk aanwezig heeft, het Water Element mist zij volledig in zichzelf. Dit verklaart waarom ze de zee zo graag opzoekt, haar kantoor aan het water heeft uitgekozen en van de noordelijke Yin energie houdt. Dat brengt alles in harmonie, de juiste mix!

De ruimte-analyse – de energie en kenmerken in kaart

Naast de persoonlijke Vijf Elementen analyse maak ik ook een ruimte analyse. In de klassieke Feng Shui wordt gebruik gemaakt van een speciaal kompas, genaamd de Lo Pan, dat bestaat uit verschillende sectoren die staan voor de Vijf Elementen. Het Bagua stelt de verhoudingen tussen de vorm van de ruimte en de daarin werkende energie vast. Het Bagua vormt de ‘acupunctuur’-kaart van de plek / ruimte / situatie en legt het verband met de natuurlijke omgeving. Elke richting, genaamd sector, heeft specifieke kwaliteiten en eigenschappen.

Ik begin met het vaststellen van de ligging van de werkplek ten opzichte van het natuur en zijn natuurlijke omgeving. Met de Lo Pan erop wordt zichtbaar waar de sectoren zich bevinden. Er zijn veel ramen waar de Chi, de energie, door wordt aangeleverd. Er is veel Yin-lichtinval doordat de ramen zich voornamelijk op de west- en noordkant bevinden. Bovendien ligt het kantorencomplex naast de botanische kruidentuin (voorheen onderdeel van natuurlijke medicijnfabrikant VSM) en aan het water.

Op onderzoek uit!

Na deze inzichten kwamen we gemakkelijk tot de conclusie dat het Waterthema doorgezet zou gaan worden in het interieur. Ik had een donkerblauw behang met vissen in Pinterest gezet en Astrid was er meteen verliefd op, zo tof als het in één keer raak is!

Helemaal vol van energie stuurde ik Astrid op onderzoek uit:

Vloerbedekking: natuurlijk materiaal (gras, sisal, kokos, wol) in zandkleur (strand waar Astrid zo van houdt) zodat ze ook met blote voeten kan rondlopen in haar kantoor
Plaid / deken voor over de hypnosestoel in blauw/groene soepele stof, eventueel met golvend patroon
Bekijken van behang voor de oostelijke Hout-sector: welke kleuren blauw en zeegroen spreken aan, voelen ze lekker zacht / aaibaar (dat is het voordeel van behang ten opzichte van verf, het brengt textuur).

Alle producten die Astrid aanspreken pint ze direct in Pinterest zodat er een overzicht ontstaat waar je later uit kan kiezen en er een boodschappenlijst ontstaat.

Indeling van de ruimte volgens de lo pan

Het speciale kompas, de Lo Pan genoemd, bestaat uit acht sectoren waarbij elke sector specifieke kwaliteiten en eigenschappen heeft en staat voor een van de acht hoofdthema’s. Deze sectoren en thema’s kan je matchen aan de geplande activiteiten zodat je optimaal gebruik maakt van de kwaliteiten en bijbehorende energie.

In de werkruimte van Astrid zijn alle Elementen aanwezig en kunnen we gemakkelijk matchen aan de geplande activiteiten. En zo ontstaat de indeling van de ruimte als vanzelf.
Vervolgens worden de kenmerken van de sectoren vertaald naar vorm, kleur en materiaal voor meubels. Net als de kleuren en patronen voor de diverse zones op de muren. Tenslotte MATCH ik Astrids favoriete accessoires aan de passende sector.

True office indeling Astrid - homecoachclub

Wow, so much fun and ease in this project! Wat een fijn resultaat:

entree

Astrid in haar relaxhoek

hypnosestoel met ‘water’kleed

podcasthoek

Toen Astrid iemand zocht om te helpen haar nieuwe kantoor om te toveren tot droomplek dacht ze meteen aan mij vanwege mijn bevlogenheid en gedrevenheid over mijn Homecoachclub.

We hebben een podcast opgenomen over het proces, hoe we samen stap voor stap haar ideale kantoor hebben gecreëerd, maar reken maar dat er voor jou ook heel veel nuttige en leuke tips en ideeën voorbij komen. Laat je lekker inspireren en misschien gaat het bij jou ook wel kriebelen!

Luister

Ga naar de podcast