Re-branding kantoor Youvia Amsterdam

Re-branding kantoor Youvia Amsterdam
Begin 2020 maakte het bedrijf DTG een rebranding naar Youvia. Online kreeg het bedrijf een nieuwe gestalte met nieuwe kleuren, beeldtaal en tone of voice. Er werd gefocust op de buitenwereld, op de klanten. Qua kantoor, voor de medewerkers werd enkel de verdiepingsvloer van een kantoorgebouw in Amsterdam Zuidoost ingericht met bureaus en overlegkamers.
In de herfst van 2020 realiseerde de directiesecretaresse zich dat het kantoor van Youvia in Amsterdam Zuidoost ook een rebranding nodig had. Zowel qua energie met behulp van kleur en vormen als ook qua functie: naast werken is het een plek om elkaar te ontmoeten. Ze vroeg mij om hulp vanwege mijn aanpak: gericht op de juiste energie creëren voor de activiteiten van de mensen die er werken / verblijven.
In slechts acht weken tijd heb ik samen met de directiesecretaresse, de HR directrice en de coördinator bedrijfsvoering van Youvia een te gek traject gehad! Er is duidelijk geworden wat er nodig was en welke verlangens de teams hadden voor hun kantoor in Amsterdam Zuidoost. Ik heb een ruime-analyse gemaakt waarbij de energie op de vloer optimaal ingezet en versterkt gaat worden door de positionering van de teams in de matchende sector.
De kleur- en vormentaal van Youvia hebben we ingepast in het ontwerp door middel van nieuwe verlichting en raamfolie toe te voegen en de vaste wanden in te gaan kleuren. Het plezier en het ontmoeten hebben we gefaciliteerd door middel van een picknickarea, een huiselijke zithoek en het laten inrichten van een play-area door de teams zelf.


De analyse fase: we desire / need / feel&see

Om te beginnen is het van belang helder te hebben wat de vraagstukken / problemen zijn, ofwel wat is er nodig?
We DESIRE:
Plekken creëren voor eten & drinken en contact met collega’s (NO-put & IN-put)
Ontmoeten en ont-moeten via plezier
We NEED:
Ongestoord kunnen werken in functionele en comfortabele omgeving (OUT-put)
Minder werkplekken (-20) en meer plekken om videocalls te doen
We FEEL / SEE:
Brandcompass met kleur- en beeldtaal terug laten komen in interieur > plezierige vibes waar men elkaar graag ontmoet om samen te werken
Tijdens het intakegesprek bleek al snel dat de huidige indeling van het kantoorvloer enkel bestond uit werkplekken en vergaderkamers. Bovendien waren het te veel bureaus voor het aantal medewerkers, zeker met het oog op het steeds meer (al dan niet gedwongen) thuiswerken.
De vele vergaderkamers werden veelal gebruikt voor videocalls in plaats van overleg in groter gezelschap. Ook het aantal vergaderkamers voor de slechts 66 werknemers op deze kantoorvloer was veel te hoog.
De opgave werd dus om de vrijgekomen ruimte anders te benutten: namelijk voor het ontmoeten van en verbinden met elkaar, samen eten en drinken.

Ruimte – analyse kantoorvloer

Youvia huurt de 4e etage, de zuid- en westgevel van dit U-vormige gebouw. De noordzijde ontbreekt, het gebouw is dus niet gesloten.
Ik heb zowel een ruimte-analyse gedaan met het Lo Pan Kompas op gebouwniveau (zie hiernaast) als op verdiepingsniveau van de twee vleugels om een goed beeld te krijgen van de energieën op deze kantoorvloer.
De dominante energie is in de zuidgevel en representeert een actieve, naar buiten gerichte Yang-energie (zon). Het element Aarde staat voor een neutrale energie. In de noordwest hoek domineert de naar binnen gerichte Yin-energie (maan).
Youvia als re-seller van online marketingdiensten bestaat uit partnerships met leveranciers en klanten. Dit komt overeen met de sterk aanwezig Aarde-energie = Relaties & partnerschap in zuidgevel.
De klanten van Youvia, ondernemers, hebben behoefte aan online zichtbaarheid, vindbaarheid en verkoop van hun producten / diensten. Dit komt sterk overeen met de Vuur-energie = Roem & erkenning in de punt van de zuidwestgevel (hier ligt ook het zwaartepunt).

Matching van de teams met de ruimtelijke energie = vlekkenplan
Om alle teams te kunnen voorzien van de diverse lichtinval en aanlevering van energie via de glazen gevels is het zaak om de binnenring open te breken. Het merendeel van de vergaderkamers wordt gebruikt als plek om videocall te doen, daar is natuurlijk veel minder plek voor nodig. Dit biedt de mogelijkheid om de verdiepingsvloer open te breken en de teams gedeeltelijk aan de binnenring te positioneren. Hier heb je een neutrale lichtinval (vanuit noorden), dit is koeler en beter voor de concentratie. Bovendien is het uitzicht daar vrijer, het biedt letterlijk lucht en ruimte.
Voor het ontmoeten van elkaar en samen kunnen eten & drinken heb ik een picknick area gesitueerd tegenover het (nieuwe) keukenblok. Er komt kunstgras op de vloer en een viertal houten picknicktafels. Ernaast komt een zithoek, daar is plek om even met z’n tweeën te connecten.
Het vlekkenplan is ontstaan door de diverse teams met hun type activiteiten te matchen aan de energie van de ruimte. De uitvoerende teams in de zuidvleugel en de analytische teams in de noordwestvleugel.

VORM- en KLEUR toevoegen via het brand-compass van youvia
Dit kantoor is in oude situatie een grijze bende van ellende: grijze vloertegels, witte grote bureaus met twee zwarte schermen en zwarte bureaustoelen. Wit systeemplafond en TL-balken erin. Glazen strakke gevel met aan buitenzijde uitzicht op andere glazen gevels en via binnenzijde uitzicht naar de Arena.
Wat er nodig is om hier wat plezier, wat gezelligheid en creativiteit toe te voegen zijn (andere) vormen en kleuren. Het komt dus heel goed uit dat de kleur- en beeldtaal van Youvia bestaat uit vrolijke vormen: een ruit / driehoek, een cirkel, een pijl en een vierkant. De kleuren donkerblauw, lichtblauw, maisgeel en zacht rood maken het een vrolijk geheel.
De vraag was hoe we dit konden inbrengen in het interieur met behoud van het functionele meubilair (bureaus, stoelen en schermen) en met een beperkt budget (dus behouden van vloer en plafond). Om het binnenkomende licht letterlijk te kleuren heb ik een strook raamfolie voorgesteld net boven de bureaus. Ingekleurd met de kleur- en beeldtaal van het brandcompass zoals het ook op de website te zien is.



Het toevoegen van de ronde en schuine vormen:
• Ronde vormen toevoegen in de vorm van hanglampen, deze geven meteen een huiselijkere sfeer. Zo kunnen (heel veel) TL-lampen uit en komt er verlegt het de blik naar de ronde lampen met sfeerlicht en daarmee weg van het witte plafond met klinisch licht.
• Speelse schuine vormen toevoegen door een aantal bureaus schuin te positioneren, dit maakt het actiever en speelser.
Mijn oplossing voor het toevoegen van kleuren:
• Grote ronde hanglampen boven de werkeilanden in de kleur maisgeel (uit de huisstijl) om wat zachtheid toe te voegen.
• Wanden inkleuren met de huiskleuren donkerblauw (voor concentratie) en lichtblauw (voor creativiteit) en een accentmuur zachtrood (daar waar de brandblusser hangt). De kleur geel zal worden toegevoegd voor de versterking van de verzorgende en verbindende energie.
Budgetraming vs ontwerp
Vanwege het openen van de kantoorvloer en het verplaatsen van tussenwanden en deuren is het een klus van een week voor een aannemer. Daarnaast moeten er een aantal data-aansluitingen worden gemaakt voor de nieuwe werkplekken aan de binnenring. Daarnaast moet de smeervloer gerepareerd worden (en daarmee kans om opnieuw in te kleuren) zodra de pantry-elementen worden gesloopt. De hele vloer wordt hiermee verder geopend en daar waar de dragende muren staan gaan we het dichtzetten richting de vaste elementen als toiletten en technische ruimten zodat er logische ruimten ontstaan voor kapstok, opslag kantoorbenodigdheden en een pantry achter het keukenblok voor de koelkasten en voorraad.
In het begin van het traject moest er een budget genoemd worden waar team finance een CAPEX kon aanmaken. Ik heb toen heel snel met grove aannames en kengetallen een berekening gemaakt: 20 werkplekken minder x 10 m2 per werkplek x 200 eur/m2 kosten = € 40.000. Daar 10% onvoorzien bovenop en afgerond naar boven. Zo kwamen we op een CAPEX budget van € 45.000.
Tijdens het ontwerp heeft de coördinator bedrijfsvoering heel veel zinvolle informatie aangeleverd zoals oude offertes en leveranciers voor de uitvoering. Ook heb ik direct gezocht naar mogelijke leveranciers voor grote uitgaven als de lampen, raamfolie en nieuwe keuken om budgetraming te kunnen maken. Ik vind het mijn plicht als Homecoachclub om een te gek ontwerp te maken wat past in het budget.

Er is een GO / NO GO Meeting geweest op het ontwerp zodat duidelijk werd waar opdracht voor kon worden gegeven. Op deze manier kunnen uitvoerende partijen hun materialen in gaan kopen en mensen inplannen en kan de verbouwing uitgevoerd gaan worden in Q1 2021.
De verbouwing en vaste elementen gaan in totaal € 36.000 kosten. Het overige budget van € 9.000 zal besteed worden aan vloerbedekking (kunstgras en hoogpolig tapijt), meubels en verlichting voor de ontmoetingsplekken.
Tegenwoordig is er zo ontzettend veel keuze in alle prijsklassen dus dit gaat helemaal lukken. Ik kijk uit naar de uitvoeringsfase in 2021!
Wil jij ook een re-branding van jouw kantoor?
Lets talk

Wil je meer weten van youvia, klik dan hier